Hướng đến mục tiêu chung xây dựng chính phủ điện tử, hiện nay các địa phương trên cả nước đang ráo riết thực hiện dần việc bỏ sổ hộ khẩu 2023, số hóa dữ liệu hộ tịch. Vậy bạn có biết số hóa hộ tịch là gì? Số hóa hộ tịch mang đến những lợi ích gì cho công dân và Quốc gia? Quy trình thực hiện như thế nào? Cùng chúng tôi tìm hiểu ngay bây giờ nhé!

Trước đây các sổ hộ tịch gốc chủ yếu được lưu trữ trên giấy rất bất tiện

1. Tình hình quản lý hộ tịch ở nước ta hiện nay

Hiện nay, ở một số tỉnh thành phố của nước ta tài liệu hồ sơ hộ tịch gốc vẫn đang được lưu trữ, quản lý chủ yếu ở dạng giấy, lưu kho. Việc khai thác sử dụng hồ sơ cũng được thực hiện thủ công dựa trên tra sổ và danh mục của tài liệu.

Hình thức quản lý, khai thác này khiến tài liệu dễ đối mặt với các nguy cơ hư hỏng do mối mọt, ẩm mốc, cháy nổ,… Đặc biệt là khiến việc chuyển giao giữa các cơ quan, trích xuất hồ sơ khi cần tốn nhiều thời gian và bất cập.

Số hóa hộ tịch là thu thập phân loại scan/chụp tạo các file dữ liệu từ dữ liệu gốc và lưu trữ dưới dạng điện tử

2. Số hoá dữ liệu hộ tịch là gì?

Số hóa hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, scan/chụp và tạo lập các file dữ liệu hộ tịch dưới dạng file Excel từ các sổ hộ tịch gốc bao gồm: giấy khai sinh, giấy khai tử, giấy đăng ký kết hôn, xác định tình trạng nhân thân của cá nhân nhận cha, mẹ, con,…được đăng ký trước khi địa phương triển khai đưa vào hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp. Các thông tin sau khi số hóa sẽ được cập nhật, lưu trữ vào hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch.

Số hóa hộ tịch tạo tính nhất quán giảm bớt thời gian giải quyết hành chính công

3. Lợi ích của số hoá dữ liệu hộ tịch

Số hoá dữ liệu hộ tịch được cho là mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho người dân cán bộ quản lý nhà nước và đặc biệt đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và vận hành Chính phủ điện tử ở nước ta. Cụ thể:

• Bảo quản hồ sơ, dữ liệu hộ tịch dễ dàng, hạn chế hư hại về mặt vật lý
• Tiết kiệm không gian, chi phí nguồn nhân lực và lưu trữ hàng năm khi phải lưu trữ số lượng lớn hồ sơ
• Truy xuất dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng, không tốn nhiều thời gian tìm hồ sơ gốc từ đó giảm thời gian giải quyết các thủ tục hành chính
• Thông tin được lưu trữ cập nhật trong hệ thống tạo một thể thống nhất ở các cấp, tạo sự nhất quán đồng bộ trong công tác quản lý, hướng đến mục tiêu xây dựng phát triển chính phủ điện tử.

Số hóa hộ tịch đang được triển khai trên cả nước

4. Quy trình số hoá hộ tịch ở nước ta

Số hóa hộ tịch ở nước ta được thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Thu thập và phân loại các sổ hộ tịch cần số hóa (sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký khai sinh, khai tử,...)

Bước 2: Scan/chụp tạo lập các file dữ liệu hộ tịch gốc và hộ tịch được số hóa

• Bước 2.1: Tiếp tục scan/chụp các sổ hộ tịch gốc tạo lập file excel riêng
• Bước 2.2: Scan/chụp sổ hộ tịch đã được thu thập và phân loại tại bước 1 dưới dạng file PDF (đảm bảo mỗi trường hợp đã đăng ký trong sổ phải được tạo thành một file PDF riêng).
• Bước 2.3: Nén các file PDF của cùng một loại sổ hộ tịch gỗ vào chung 1 file .zip riêng và đặt tên file. zip theo quy tắc được hướng dẫn.
• Bước 2.4: Tạo lập các file excel chứa dữ liệu hộ tịch.

Bước 3: Xử lý dữ liệu được tạo lập.

Bước 4: Kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu vào hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

Bước 5: Nghiệm thu, kiểm tra kết quả vừa số hóa.

Thiếu trang thiết bị cũng như nhân lực là một trong những khó khăn mà địa phương phải đối mặt trong quá trình số hóa hộ tịch

5. Khó khăn trong việc số hóa hộ tịch ở nước ta

Theo ghi nhận công tác số hóa hộ tịch ở nhiều địa phương vẫn còn gặp nhiều khó khăn vướng mắc. Cụ thể:

• Số lượng hồ sơ hộ tịch lưu trữ tại địa phương từ trước đến nay là rất lớn, nhưng nguồn nhân lực thực hiện số hoá dữ liệu là công chức Tư pháp – Hộ tịch ở cơ sở lại đang đảm nhiệm rất nhiều đầu việc nên tiến độ số hóa trên phần mềm còn chậm
• Một số hộ tịch lưu trữ đã lâu, thông tin chữ viết bị mờ, khiến quá trình nhập liệu trở nên khó khăn hơn
• Thông tin dữ liệu hộ tịch không đồng nhất với thông tin trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư
• Một số trường hợp người dân chuyển nơi cư trú, không nhớ nơi mình đã đăng ký hộ tịch trước đây phải tốn thêm nhiều thời gian để xác định thông tin
• Hệ thống trang thiết bị (máy tính, máy scan…) tại một số địa phương chưa được trang bị đồng bộ
• Kinh phí dành cho cho công tác số hóa dữ liệu hộ tịch ở một số địa phương còn hạn chế…

6. Giải pháp

Để đẩy nhanh tốc độ số hóa hộ tịch chính phủ cùng các cơ quan ban ngành đã xây dựng ban hành nhiều hành lang pháp lý như: Nghị định số 87/2020/NĐ-CP, Đề án Phát triển ứng dụng dữ liệu dân cư, định danh và xác thực hiện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025 (Đề án 06),... nhằm hỗ trợ công tác số hóa hộ tịch trên cả nước.

Bên cạnh đó, cán bộ các cấp tại địa phương cũng cần tuyên truyền cho người dân tại về những lợi ích của việc số hóa hộ tịch đồng thời, cần bổ sung nguồn nhân đội ngũ công chức thực hiện công tác số hóa hồ sơ hộ tịch.

Đặc biệt đầu tư trang bị máy móc, cơ sở hạ tầng phù hợp đảm bảo triển khai thực hiện việc số hóa trên môi trường điện tử góp phần đẩy nhanh quá trình xây dựng chính phủ điện tử.

Trong thời gian tới, bỏ sổ hộ khẩu 2023, số hóa hồ sơ hộ tịch,...tại nước ta sẽ ngày càng được đẩy mạnh triển khai, đôn đốc thực hiện, tạo sự nhất quán giảm bớt thời gian trong công tác xử lý thủ tục hành chính công. Hơn hết là hướng đến xây dựng chính phủ điện tử trong thời đại số hiện nay. Nắm rõ thông tin, quy trình số hóa hộ tịch sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề pháp lý, hành chính một cách nhanh chóng hơn. Vì vậy đừng quên chia sẻ cùng chúng tôi những trải nghiệm của bạn trong quá trình số hóa hộ tịch tại địa phương mình nhé.