Hợp đồng điện tử hiện được các doanh nghiệp quan tâm lựa chọn thay thế dần cho hợp đồng truyền thống. Ký kết hợp đồng điện tử được xem là một trong những bước đệm quan trọng cho các doanh nghiệp bắt kịp xu hướng trong kỷ nguyên chuyển đổi số. 

Hợp đồng điện tử được thiết lập dưới dạng thông điệp điện tử

1. Hợp đồng điện tử là gì?

Tại Điều 33, Luật Giao dịch điện tử được ban hành năm 2005 quy định thì “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”

Cụ thể, thì hợp đồng điện tử cũng tương tự như hợp đồng truyền thống đều là sự tham gia, thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự gửi đi hoặc nhận lại giữa các bên có mặt trong hợp đồng nhưng được lưu trữ trên các phương tiện, thiết bị công nghệ điện tử, kỹ thuật số thay vì lưu trữ trên giấy như truyền thống như trước đây.

Hợp đồng điện tử đáp ứng đầy đủ các nội dung theo quy định có giá trị pháp lý tương ứng với hợp đồng truyền thống

2. Giá trị pháp lý

Mặc dù được ký kết lưu trữ dưới hình thức điện tử nhưng việc ký kết hợp đồng điện tử vẫn được pháp luật thừa nhận, có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng truyền thống. Điều 34, Luật Giao dịch điện tử, 2005 cũng quy định rõ rằng “Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”

Một hợp đồng kinh tế điện tử đảm bảo về tính toàn vẹn của thông tin trong hợp đồng đồng thời thông tin trong hợp đồng điện tử được xem là hợp lệ có thể truy cập sẽ được sử dụng làm chứng cứ pháp lý để xác thực khi hai bên tham gia vi phạm các điều khoản đã thỏa thuận đã ký kết trong hợp đồng.

Tiện lợi, minh bạch, bảo mật,,... là một trong vài lợi ích mà hợp đồng điện tử mang đến cho doanh nghiệp

3. Vì sao doanh nghiệp nên triển khai, ký hợp đồng điện tử trong kinh doanh

Hợp đồng điện tử mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Tiết kiệm thời gian, tối ưu các chi phí: Hợp đồng điện tử có thể được ký kết mọi lúc mọi nơi giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như chi phí phát sinh khác như: chi phí đi lại, ăn ở, thuê địa điểm, bảo quản, lưu trữ hợp đồng,..
• Rõ ràng, minh bạch,bảo mật thông tin cao: Tích hợp với mọi loại chữ ký số  chữ ký điện tử bằng hình ảnh, chữ ký trực tiếp… Hạn chế các rủi ro về việc giả mạo chữ ký
• Nâng cao hiệu suất công việc mở ra cơ hội hợp tác quốc tế cho doanh nghiệp quốc nội
• Truy xuất, tìm kiếm nhanh chóng khi cần
• Dễ dàng lưu trữ, bảo quản.

4. Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử đối với doanh nghiệp

Để ký kết hợp đồng kinh tế dưới dạng hợp đồng điện tử, các doanh nghiệp có thể thực hiện như sau:

Bước 1: Đề nghị giao kết hợp đồng điện tử theo quy trình sau:

• Đầu tiên, người đề nghị giao kết hợp đồng (Bên A) đăng nhập tài khoản hệ thống hợp đồng điện tử để tạo lập hợp đồng với đầy đủ các nội dung điều khoản, quyền, nghĩa vụ của các bên.
• Tiếp theo, xác định các luồng ký, thứ tự ký, vị trí ký, vai trò ký hợp đồng. Sau đó Hệ thống sẽ tạo luồng ký tự động để tạo chữ ký số và gửi hợp đồng cho đối tác.

Bước 2: Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng

Bên B còn lại (được đề nghị giao kết) nếu đồng ý với việc ký kết hợp đồng điện tử sau khi nhận email thông báo tự động -> truy cập vào đường link hợp đồng đính kèm để duyệt trước nội dung hợp đồng và tiến hành xác nhận lại bằng chữ ký số.

Bước 3: Hai bên tiến hành Thực hiện hợp đồng

Sau khi hoàn tất ký số, hệ thống sẽ gửi email cho đôi bên hợp đồng lúc này đã có giá trị pháp lý đôi bên căn cứ theo thỏa thuận ban đầu trong hợp đồng kinh tế số đã ký để thực hiện trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền của đôi bên đối với đối phương.

5. Lưu ý khi sử dụng hợp đồng điện tử

Trong quá trình sử dụng hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

• Chủ thể giao kết hợp đồng điện tử: Hợp đồng điện tử phải có ít nhất ba chủ thể là bên mua, bên bán, và bên trung gian là đơn vị cung cấp các dịch vụ mạng và các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử họ không tham gia trực tiếp vào quá trình đàm phán hợp đồng mà là bên thứ ba để hỗ trợ tính pháp lý cho hợp đồng.
• Doanh nghiệp cần tìm đơn vị trung gian cung cấp chữ ký số uy tín với các hệ thống bảo mật cao, đáng tin cậy.
• Lĩnh vực có thể sử dụng được trên hợp đồng điện tử: Dân sự, mua bán hàng hóa,thương mại, cung ứng dịch vụ, lao động, …
• Lĩnh vực không được pháp luật công nhận tính pháp lý trên hợp đồng điện tử: Hôn nhân, giấy khai sinh, khai tử, thừa kế, hối phiếu, bất động sản, giấy tờ có giá.

6. Mặt trái của hợp đồng điện tử có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp

Được lưu trữ bảo quản thông qua các thiết bị điện tử công nghệ, trên môi trường internet nên việc mất các dữ liệu, rò rỉ nội dung hợp đồng điện tử có thể đến từ bên trung gian cung cấp nền tảng mạng, ký số để lộ hoặc do hacker tấn công để trục lợi bất chính. Điều này có thể gây nên thiệt hại lớn, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị biện pháp để ngăn chặn, cũng như ứng phó kịp thời khi sự việc không may xảy ra.

Bên cạnh đó, ký kết hợp đồng điện tử, doanh nghiệp rất khó để xác định địa điểm giao kết hợp đồng khi xảy ra tranh chấp lợi ích của đôi bên nhất là đối với các giao kết hợp đồng quốc tế.

Hợp đồng điện tử tuân thủ đầy đủ các đặc điểm, điều kiện theo đúng quy định của pháp luật sẽ được công nhận, mang giá trị tương đương các hợp đồng kinh tế ký tay truyền thống. Hy vọng những thông tin về ký kết hợp đồng kinh tế mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin bổ ích, hiểu kỹ hơn về hợp đồng điện tử để hạn chế, tránh những rủi ro không đáng có cho doanh nghiệp.