Chữ ký điện tử là một trong phần quan trọng không thể thiếu trong hóa đơn điện tử cũng như các hợp đồng kinh tế có giá trị tương đương như chữ ký tay bình thường. Vậy chữ ký điện tử là gì? Chữ ký điện tử được quy định trên các hợp đồng kinh tế như thế nào? Chữ ký số và chữ ký điện tử giống và khác nhau như thế nào? Cùng chúng tôi tìm câu trả lời ở bài viết bên dưới nhé.

Chữ ký điện tử giúp xác nhận danh tính người ký cùng sự chấp thuận đối với dữ liệu được ký

1. Chữ ký điện tử

Tại khoản 1, Điều 21 của Luật Giao dịch điện tử năm 2005 thì chữ ký điện tử (Electronic Signature) được định nghĩa là: “Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.”

Theo đó, nói một cách dễ hiểu thì chữ ký điện tử là là một dạng thông tin có nghĩa được gắn kèm theo dữ liệu, dữ liệu này có thể là chữ, ký hiệu, hình ảnh, âm thanh,  hoặc một hình thức khác bằng phương tiện điện tử. Chữ ký điện tử được sử dụng trong các giao dịch điện tử với mục đích xác nhận người ký dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung dữ liệu được ký.

Ngày nay việc đăng ký tạo chữ ký số trở nên dễ dàng hơn nhờ vào các thiết bị phần mềm hỗ trợ

2. Cách tạo chữ ký điện tử

2.1. Các bước đăng ký chữ ký điện tử

Bất kì một cá nhân kinh doanh cá thể, tổ chức doanh nghiệp nào cũng có thể đăng ký cho mình chữ ký điện tử online độc quyền cho riêng mình. Để đăng ký chữ ký điện tử online bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để đăng ký chữ ký điện tử bao gồm: 

• Bản sao có công chứng của Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động của đối với doanh nghiệp
• CMND/CCCD của cá nhân hoặc người đại diện pháp luật của doanh nghiệp
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp .

Bước 2: hoàn thành thủ tục đăng ký

Sau khi hoàn tất đầy đủ giấy tờ hồ sơ thủ tục đăng ký tổ chức doanh nghiệp gửi bộ hồ sơ để đăng ký. Sau đó tổ chức doanh nghiệp, cá nhân đăng ký liên hệ tổng đài chăm sóc khách hàng để được nhân viên của đơn vị cung cấp chữ ký điện tử hỗ trợ làm thủ tục đăng ký và giải đáp thắc mắc và toàn bộ các vấn đề khác liên quan. Nhân viên sẽ bàn giao chữ ký điện tử cho người đăng ký đồng thời nhận lại hồ sơ bản giấy.

Bước 3: Cung cấp và bàn giao chữ ký điện tử cho người đăng ký

Dựa vào hồ sơ và gói cước chữ ký điện tử được khách hàng đăng ký lựa chọn, nhân viên của đơn vị  cung cấp chữ ký điện tử sẽ tiến hành hỗ trợ đầu nối và cấp chứng thư điện tử. Cuối cùng, nhân viên sẽ bàn giao chữ ký điện tử đồng thời hướng dẫn người dùng chi tiết sử dụng.

Bạn hoàn toàn có thể tạo cho mình một chữ ký điện tử online. Tuy nhiên, để chữ ký có giá trị pháp lý trong một số trường hợp, thì bạn cần nắm rõ các quy định. Quy định khi tạo và sử dụng chữ ký số điện tử mà bạn cần phải biết.

Lưu ý khi tạo và sử dụng chữ ký điện tử Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý dùng để chứng minh chủ nhân của các tài liệu, thông tin được gửi đi. Vì vậy, khi người dùng tạo chữ ký điện tử và trong quá trình sử dụng, cần phải lưu ý một số điều sau đây: -

2.2. Cách tạo chữ ký điện tử

Bên cạnh việc đăng ký chữ ký điện tử trực tuyến, bạn có thể tự tạo chữ ký độc quyền cho riêng mình thông qua Microsoft Word bằng cách thực hiện các bước sau:

Bước 1: Mở Word, chọn Insert > chọn Signature Line

Bước 2: Nhập các thông tin về chữ ký bao gồm: Tên, tiêu đề, email và ghi chú Tại hộp thoại Signature Setup,  > Chọn OK.

Bước 3: Sau khi tạo chữ ký điện tử, bạn có thể chọn vị trí xuất hiện của chữ ký trên văn bản và có thể thêm hình ảnh để kết thúc quá trình tạo chữ ký điện tử.

Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý trên các hợp đồng kinh tế

3. Cách sử dụng và quy định về tính pháp lý của chữ ký điện tử trên hợp đồng kinh tế

3.1. Đối với các giao dịch thông thường

Nhờ vào chữ ký điện tử đối tác khách hàng đôi bên có thể không cần gặp mặt trực tiếp nhau nếu không thật sự cần thiết

Đối với các giao dịch thông thường chữ ký điện tử được xuất hiện trong các giao dịch như: ký cam kết gửi bằng email, ký các hợp đồng điện tử, ký thanh toán bằng bút điện tử tại các quầy giao dịch, chấp nhận các điều khoản người dùng khi cài đặt phần mềm cho laptop,...

3.2. Đối với các giao dịch nhà nước và quốc tế

Hiện tại, chữ ký điện tử đang được sử dụng trong các giao dịch nội bộ, giao dịch nhà nước cũng và quốc tế. Cụ thể: ngành tài chính (thanh toán điện tử liên kho bạc), thanh toán liên ngân hàng đối với ngành ngân hàng, Bộ Công thương, Sở Bưu chính Viễn thông TP. Hồ Chí Minh đối với một số doanh nghiệp quốc tế.

Mặt khác, chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Theo quy định trên, các bên tham gia ký kết hợp đồng được phép thỏa thuận về việc sử dụng chữ ký điện tử. Trong trường hợp khách hàng không sử dụng chữ ký điện tử vẫn có quyền giao dịch điện tử mà không cần ký điện tử.

3.2. Giá trị pháp lý

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử được thể hiện thông qua 2 vai trò là vai trò là chữ ký và vai trò là con dấu. Cụ thể như sau:

- Trong trường hợp văn bản cần chữ ký để đảm bảo giá trị pháp lý, thì chữ ký điện tử cần đảm bảo đầy đủ 2 yếu tố sau:

+ Cho phép xác minh được danh tính người ký và xác nhận sự đồng ý của người ký với nội dung dữ liệu trên văn bản.

+ Chữ ký điện tử phải đảm bảo đủ an toàn, bảo mật, không bị giả mạo.

- Trong trường hợp văn bản cần phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì mới được xem là hợp lệ, thì chữ ký điện tử cần đáp ứng các yêu cầu an toàn sau:

+ Thông tin dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với dữ liệu đang được người ký sử dụng

+ Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký

 + Mọi thay đổi với nội dung dữ liệu, thông điệp chữ lý đều có thể sẽ bị phát hiện sau thời điểm ký

Chữ ký điện tử được cho là bảo an toàn khi được tổ chức cung cấp chữ ký điện tử chứng thực kèm theo để đối chiếu.

4. Chữ ký điện tử và chữ ký số có gì giống và khác nhau

Mặc dù, chữ ký điện tử và chữ ký số đều có giá trị pháp lý có thể thể dùng để thay thế ngang với chữ ký viết tay thông thường và sử dụng trong môi trường giao dịch điện tử. Tuy nhiên, nếu nhìn nhận xét kỹ về bản chất, hai loại chữ ký này lại khác nhau hoàn toàn. Cụ thể:

Về tính chất:

+ Chữ ký điện tử: Là bất kỳ biểu tượng, hình ảnh nào được đính kèm với tài liệu hoặc tin nhắn, dữ liệu bất kỳ với mục đích thể hiện danh tính của người ký và sự chấp thuận của người ký với thông điệp

+ Chữ ký số: Được xem như một “dấu vân tay”, “con dấu” điện tử, được mã hóa và giúp xác định danh tính người ký nó.

Về Tiêu chuẩn:

+ Chữ ký điện tử: Không sử dụng mã hóa, phụ thuộc vào các tiêu chuẩn quy định của văn bản pháp luật

+ Chữ ký số: Sử dụng các phương thức mã hoá dựa trên các cơ sở hạ tầng của khóa công nghệ PKI, nhằm đảm bảo danh tính người ký, mục đích cũng như tính toàn vẹn dữ liệu của các văn bản đã ký là bảo mật nhất.

>> Về Tính năng:

+ Chữ ký điện tử: Dùng để xác minh một tài liệu

+ Chữ ký số: Dùng để bảo mật tài liệu

>> Về Tính bảo mật

+ Chữ ký điện tử dễ bị giả mạo hơn

+ Chữ ký số có độ an toàn bảo mật cao, khó làm giả, khó sao chép.

>> Về Phần mềm độc quyền

+ Chữ ký điện tử: không ràng buộc về pháp lý, có thể sẽ yêu cầu phần mềm độc quyền để xác nhận trong một vài trường hợp

+ Chữ ký số: Bất kỳ người nào cũng đều có thể xác nhận.

>> Về Việc xác nhận:

+ Chữ ký điện tử: Không có các xác nhận cụ thể

+ Chữ ký số: Được xác nhận bởi các cơ quan chứng nhận đáng tin cậy, uy tín hoặc một số nhà cung cấp dịch vụ uỷ thác có tiếng khác.

 >> Về Cơ chế xác thực:

+ Chữ ký điện tử: Xác minh danh tính, của người ký tên thông qua email, mã pin của điện thoại

+ Chữ ký số: Xác minh qua cơ chế ID kỹ thuật số dựa trên chứng chỉ

Chữ ký điện tử đang được sử dụng rộng rãi và phổ biến trong các hợp đồng kinh tế hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian thuận tiện hơn trong việc quản lý các chứng từ. Hy vọng những chia sẻ mà chúng tôi giới thiệu sẽ phần nào giúp bạn hiểu rõ hơn về chữ ký số cùng những điều cần chú ý khi áp dụng chữ ký điện tử trong quá trình sử dụng thực tiễn.