So với hóa đơn VAT truyền thống, hóa đơn điện tử được cho là phương tiện lưu trữ an toàn, an ninh, khó làm giả, đánh cắp,... Hiện nay hóa đơn điện tử được xem là xu thế tất yếu, của doanh nghiệp trong nền kinh tế số. Bạn biết gì về hóa đơn điện tử? Doanh nghiệp bạn đã áp dụng việc lưu trữ hóa đơn trên thiết bị điện tử? Hóa đơn điện tử sử dụng như thế nào? Cùng chúng tôi tìm hiểu ngay bây giờ nhé!

Hóa đơn điện tử xu thế tất yêu trong nền kinh tế số

1. Hóa đơn điện tử là gì?

1.1. Định nghĩa về hóa đơn điện tử

Nhận thấy tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tối ưu các quy trình quản lý chuyển đổi số, Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản vi phạm pháp luật nhằm thúc đẩy phương thức làm việc điện tử của doanh nghiệp.

Trong đó đáng chú ý là Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/3/2011 về việc hướng dẫn về việc khởi tạo, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Tại điều 3 của thông tư 32/2011/TT-BTC hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

“Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”.

1.2. Phân loại hóa đơn điện tử

Hình thức và nội dung liên quan đến hóa đơn điện tử được lập theo quy định pháp luật và thông lệ quốc tế có liên quan. Hóa đơn điện tử được phân thành:

• Các hóa đơn bao gồm: Hóa đơn xuất khẩu, Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng và các loại hóa đơn khác như: vé, phiếu thu tiền bảo hiểm, tem, thẻ,...
• Các loại chứng từ thu cước phí, phiếu thu như: Chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không,…

Hóa đơn điện tử phải chứa đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật

1.3. Nội dung của hóa đơn điện tử

Một hóa đơn được công nhận là Hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, ký hiệu mẫu. Đặc biệt các ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn phải thực hiện, tuân theo các quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
• Hóa đơn điện tử được thể hiện/ghi bằng tiếng Việt. Trong trường hợp hóa đơn cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài phải được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt đồng thời cỡ chữ tiếng nước ngoài phải có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Cùng với đó, chữ số ghi trên hóa đơn sẽ là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; Đặt dấu chấm (.) sau các chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ (nếu có); Nếu có ghi các số hàng đơn vị cần đặt dấu phẩy (,) phía sau
• Phải có ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn cùng chữ ký số điện tử của người bán theo đúng quy định của pháp luật;. Chữ ký điện tử của người mua theo đúng quy định của pháp luật trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

1.4. Nguyên tắc sử dụng

Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, cá nhân cần phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất, đặc biệt số hóa đơn phải được xác định theo nguyên tắc liên tục theo trình tự thời gian .

Người bán có trách nhiệm thông báo rõ ràng đến cho người mua hàng hóa, dịch vụ về định dạng của hóa đơn điện tử cũng như phương thức, cách truyền nhận hóa đơn điện tử  giữa hai bên nếu người bán lựa chọn dùng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa.

Trong trường hợp cả người mua lẫn người bán và cả tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ về các giải pháp liên quan đến hóa đơn điện tử và các đơn vị có liên quan khác phải có đầy đủ thỏa thuận về các yêu cầu kỹ thuật cũng như điều kiện đảm bảo cho tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hóa đơn điện tử mà các bên đang giao dịch.

2. Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Tại Điều 59, Nghị định 123/2020/NĐ-CP do chính phủ ban hành ngày 19/10/2020 quy định thời hạn bắt buộc của hóa đơn điện tử trên toàn quốc là ngày 01/7/2020.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp, tổ chức kinh tế của bạn nếu đã thông báo phát hành các hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử mà không có mã của các cơ quan thuế hoặc đã đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sẽ được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đến hết 30/6/2022.

3. Thủ tục lập hóa đơn điện tử

3.1. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Để lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế cá nhân, tổ chức kinh doanh cần:

• Sử dụng phần mềm lập hóa đơn điện tử để lập hóa đơn, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua
• Người bán hàng hóa, kinh doanh dịch vụ phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập đến Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
• Trong trường hợp xuất hiện lỗi của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc lỗi của cổng thông tin điện tử đơn vị tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải báo ngay cho người mua và cơ quan quản lý thuế để được hướng dẫn khắc phục.

3.2 Hóa đơn điện tử có mã số của cơ quan thuế

Đối với các hóa đơn điện tử có mã số thuế, tổ chức doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp bao gồm: phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, dịch vụ cung cấp trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn

Ký số, ký điện tử trên hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã

Gửi hóa đơn cho người mua sau khi được cấp

Lưu ý, trong quá trình khởi tạo hóa đơn điện tử không tránh khỏi xuất hiện các sai sót. Tuy nhiên, chúng ta không thể tùy ý hủy bỏ, chính sửa hóa đơn điện tử bất kỳ mà phải hủy theo quy định của pháp luật.

4. Quy định sử dụng hóa đơn điện tử

Tổ chức, cá nhân cần phải thực hiện hủy tất cả những hóa đơn VAT giấy còn tồn lại chưa sử dụng theo quy định của pháp luật kể từ thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử được lập theo đúng quy định cho người mua. Người bán và người mua có thể tự bàn bạc và thỏa thuận về phương thức gửi và nhận hóa đơn sao cho thuận tiện nhất cho cả hai bên.

Trong trường hợp hóa đơn điện tử của người mua dịch vụ gửi đến cơ quan thuế không đúng thời hạn theo quy định trong trường hợp người mua dịch vụ lập hóa đơn điện tử đúng thời hạn quy định thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải chịu trách nhiệm.

Khi hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, về giao dịch điện tử, chúng không hề có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo/lập từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật.

Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử bằng phương tiện điện tử phù hợp đảm bào lưu trữ đúng, đủ thời hạn theo pháp luật kế toán.

5. Khách hàng có nhận hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?

Có hai cách để khách hàng có thể nhanh chóng nhận các hóa đơn điện tử. Cụ thể như:

• Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email, SMS,...

• Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp về hóa đơn điện tử

6. Người mua khai thuế như thế nào khi nhận được hóa đơn điện tử

Khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán, người mua có thể thực hiện quy trình khai thuế bình thường tương tự như khai với hóa đơn giấy.

Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán. thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường.

Trên đây là tất tần tật những điều về hóa đơn điện tử mà chúng tôi đã tổng hợp. Hy vọng thông qua bài viết các bạn đã có thêm nhiều thông tin bổ ích cũng như biết cách sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch mua bán trong tương lai. Đừng quên để lại các bình luận/email chia sẻ cùng chúng tôi những suy nghĩ/thắc mắc của bạn về hóa đơn điện tử để chúng tôi kịp thời giải đáp nhé!