Thiếu chứng từ kế toán là một trong những vấn đề khiến nhiều đơn vị gặp khó khăn khi thực hiện quyết toán và đối chiếu số liệu tài chính. Nếu không được phát hiện và xử lý kịp thời, tình trạng này có thể dẫn đến nhiều rủi ro về thuế và công tác kế toán. Cùng DTSoft tìm hiểu nguyên nhân, ảnh hưởng và giải pháp khắc phục hiệu quả qua bài viết dưới đây.

1. Thiếu chứng từ kế toán là gì?

Thiếu chứng từ kế toán là tình trạng đơn vị hành chính sự nghiệp không lưu giữ hoặc không tập hợp đầy đủ các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động. Các chứng từ này có thể bao gồm phiếu thu, phiếu chi, giấy rút dự toán, hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu và các hồ sơ thanh toán khác. Việc thiếu chứng từ gây khó khăn cho công tác hạch toán, đối chiếu số liệu và lập báo cáo tài chính, quyết toán ngân sách. Đồng thời, đây cũng là một trong những nguyên nhân làm phát sinh rủi ro khi cơ quan tài chính, thanh tra hoặc kiểm toán tiến hành kiểm tra hồ sơ của đơn vị.

2. Nguyên nhân dẫn đến thiếu chứng từ trước quyết toán

Trước thời điểm quyết toán ngân sách, nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp mới phát hiện tình trạng thiếu hoặc thất lạc chứng từ kế toán. Nguyên nhân có thể xuất phát từ quá trình lưu trữ hồ sơ chưa khoa học, việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận chưa chặt chẽ hoặc thiếu sự kiểm tra, đối chiếu thường xuyên. Nếu không được phát hiện và xử lý kịp thời, tình trạng này có thể ảnh hưởng đến tiến độ và kết quả quyết toán của đơn vị.

• Lưu trữ chứng từ chưa khoa học, dẫn đến thất lạc hoặc khó tìm kiếm khi cần đối chiếu.
• Chứng từ thanh toán gửi Kho bạc Nhà nước chưa được lưu đầy đủ tại đơn vị.
• Hồ sơ mua sắm, sửa chữa, nghiệm thu chưa được tập hợp đầy đủ từ các bộ phận liên quan.
• Nhân sự kế toán thay đổi, việc bàn giao hồ sơ và tài liệu không đầy đủ.
• Chứng từ giấy bị hư hỏng, mất mát do thời gian hoặc các sự cố ngoài ý muốn.
• Sai sót trong quá trình hạch toán khiến chứng từ không được lưu cùng hồ sơ nghiệp vụ tương ứng.
• Thiếu quy trình kiểm tra, rà soát chứng từ định kỳ trước khi lập báo cáo và quyết toán.
• Chưa áp dụng số hóa chứng từ và lưu trữ điện tử, làm tăng nguy cơ thất lạc hồ sơ.
• Các chứng từ liên quan đến đề tài, dự án hoặc nguồn kinh phí đặc thù chưa được tập hợp đầy đủ.
• Việc phối hợp giữa các phòng ban trong cung cấp hồ sơ, chứng từ cho bộ phận kế toán còn chậm trễ hoặc thiếu sót.

3. Thiếu chứng từ kế toán ảnh hưởng như thế nào đến việc quyết toán?

Thiếu chứng từ kế toán có thể gây ra nhiều khó khăn trong quá trình quyết toán ngân sách tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Khi không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ để chứng minh các khoản thu, chi phát sinh, đơn vị sẽ gặp trở ngại trong việc đối chiếu số liệu, lập báo cáo tài chính và giải trình với cơ quan quản lý. Một số khoản chi có thể không được chấp nhận quyết toán nếu không đảm bảo đầy đủ căn cứ pháp lý theo quy định. Ngoài ra, việc thiếu chứng từ còn làm tăng nguy cơ bị xuất toán kinh phí, kéo dài thời gian kiểm tra, kiểm toán và ảnh hưởng đến tính minh bạch, chính xác của công tác kế toán tại đơn vị.

4. Kế toán phải làm gì khi phát hiện thiếu chứng từ trước quyết toán?

Trước thời điểm quyết toán ngân sách, nếu phát hiện thiếu chứng từ kế toán, kế toán cần nhanh chóng rà soát và xử lý để hạn chế ảnh hưởng đến hồ sơ quyết toán của đơn vị. Việc kiểm tra sớm giúp có thêm thời gian bổ sung chứng từ, hoàn thiện hồ sơ và chuẩn bị các nội dung giải trình khi cần thiết. Đồng thời, đây cũng là cách giúp đảm bảo số liệu kế toán chính xác, minh bạch và phù hợp với các quy định hiện hành.

• Rà soát toàn bộ hồ sơ kế toán để xác định chính xác các chứng từ còn thiếu.
• Đối chiếu chứng từ với sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và các báo cáo quyết toán liên quan.
• Kiểm tra dữ liệu trên phần mềm kế toán, hệ thống lưu trữ điện tử hoặc email để tìm lại hồ sơ thất lạc.
• Liên hệ các phòng ban, bộ phận liên quan để bổ sung chứng từ còn thiếu.
• Đối chiếu hồ sơ với dữ liệu tại Kho bạc Nhà nước để kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ thanh toán.
• Bổ sung các tài liệu thay thế như hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao hoặc chứng từ thanh toán nếu phù hợp.
• Lập biên bản giải trình đối với những chứng từ không thể bổ sung được.
• Điều chỉnh hạch toán hoặc số liệu kế toán khi phát hiện sai lệch giữa chứng từ và sổ sách.
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác giải trình với cơ quan tài chính, thanh tra hoặc kiểm toán.
• Tăng cường kiểm tra, sắp xếp và số hóa chứng từ để hạn chế tình trạng thất lạc trong các kỳ quyết toán tiếp theo.

5. Phần mềm Kế toán hành chính sự nghiệp DTSoft 

Phần mềm Kế toán hành chính sự nghiệp DTSoft (KTHC) được phát triển chuyên biệt dành cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, giúp quản lý toàn diện nghiệp vụ kế toán từ chứng từ, sổ sách đến báo cáo tài chính và quyết toán. Khi phát sinh tình trạng thiếu chứng từ trước quyết toán, người dùng có thể dễ dàng tra cứu, kiểm tra và đối chiếu dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau trên cùng một hệ thống. Phần mềm hỗ trợ đầy đủ các hình thức kế toán như chứng từ ghi sổ, nhật ký sổ cái và nhật ký chung, đồng thời tự động kết xuất sổ cái, bảng cân đối và nhiều loại báo cáo quan trọng, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình tổng hợp số liệu.

Bên cạnh đó, KTHC DTSoft được xây dựng theo các quy định hiện hành của Bộ Tài chính, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Thông tư 24/2024/TT-BTC và nhiều văn bản pháp lý liên quan đến kế toán hành chính sự nghiệp. Phần mềm tích hợp các phân hệ quản lý chi tiết như tiền mặt, tiền gửi, tài sản cố định, vật tư, công nợ, dự toán, kho bạc và quyết toán ngân sách. Đặc biệt, khả năng bảo mật cao, sao lưu và khôi phục dữ liệu nhanh chóng giúp hạn chế tối đa rủi ro mất mát chứng từ, đồng thời hỗ trợ kế toán chuẩn bị hồ sơ quyết toán đầy đủ, chính xác và tiết kiệm thời gian.

Thiếu chứng từ kế toán có thể gây ảnh hưởng lớn đến quá trình quyết toán, làm tăng rủi ro về thuế và kéo dài thời gian xử lý hồ sơ. Việc áp dụng các giải pháp quản lý dữ liệu hiện đại như phần mềm Kế toán hành chính sự nghiệp DTSoft sẽ giúp đơn vị kiểm soát chứng từ hiệu quả, hạn chế sai sót và nâng cao năng suất làm việc. Liên hệ DTSoft ngay  để được tư vấn chi tiết về giải pháp phần mềm kế toán phù hợp với nhu cầu của đơn vị.

Thông tin liên hệ:

Trụ sở chính

• Trụ sở: Số 49/203, Kim Ngưu. P. Vĩnh Tuy, Tp Hà Nội
• Trụ sở 02: Thôn 4 Vạn Phúc, Xã Thanh Trì, Tp Hà Nội (Hotline: 0243.8213982)
• Chi nhánh: Số 49/3, TX38, P. Thới An, Tp Hồ Chí Minh
• SĐT hỗ trợ: 029.2394.1789 
• Email: cskh@dtsoft.vn

Văn phòng

• Trụ sở Hà Nội: (024)3686.6691
• Chi nhánh Hồ Chí Minh: (028)3716.0047
• Văn phòng Nha Trang: (025)8355.1309
• Văn phòng Cần Thơ: (029)2394.1789