Trong quá trình quyết toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp, sai sót là vấn đề thường xuyên xảy ra do nhiều yếu tố như quy trình hạch toán chưa đồng bộ hoặc kiểm soát số liệu chưa chặt chẽ. Những lỗi này nếu không được phát hiện và khắc phục kịp thời sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tính minh bạch và độ chính xác của báo cáo tài chính. Để hiểu rõ hơn các sai sót thường gặp và giải pháp xử lý hiệu quả, tham khảo bài viết từ DTSoft.    

1. Các lỗi sai thường gặp khi quyết toán

Trong quá trình lập và thực hiện quyết toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp, không ít sai sót vẫn thường xuyên xảy ra do hạn chế về nghiệp vụ và kiểm soát nội bộ. Những lỗi này nếu không được phát hiện kịp thời sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của báo cáo tài chính và kết quả thẩm định quyết toán. Dưới đây là một số lỗi sai thường gặp cần đặc biệt lưu ý để hạn chế rủi ro trong công tác quyết toán.

1.1. Lập hồ sơ quyết toán không đầy đủ chứng từ

Một trong những lỗi phổ biến là hồ sơ quyết toán không được chuẩn bị đầy đủ và đồng bộ chứng từ kèm theo. Nhiều đơn vị để thất lạc hóa đơn, phiếu chi hoặc không có bảng đối chiếu hợp lệ. Điều này khiến việc kiểm tra, đối chiếu số liệu gặp khó khăn và kéo dài thời gian thẩm định. Khi cơ quan chức năng rà soát, các khoản chi thiếu chứng từ có thể bị loại bỏ khỏi quyết toán.

1.2. Hạch toán sai mục lục ngân sách nhà nước

Sai sót trong việc hạch toán theo mục lục ngân sách là lỗi thường gặp ở nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp. Việc ghi sai tiểu mục hoặc nguồn kinh phí dẫn đến lệch số liệu giữa dự toán và thực tế. Một số khoản chi bị phản ánh không đúng bản chất nguồn vốn được cấp. Điều này buộc đơn vị phải điều chỉnh lại toàn bộ sổ sách khi quyết toán.

1.3. Chi vượt dự toán được giao

Không ít đơn vị phát sinh chi vượt dự toán nhưng không thực hiện điều chỉnh kịp thời theo quy định. Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc kiểm soát ngân sách chưa chặt chẽ hoặc phát sinh chi ngoài kế hoạch. Điều này vi phạm nguyên tắc quản lý tài chính công và gây áp lực khi tổng hợp quyết toán. Những khoản chi vượt thường bị xem xét loại trừ hoặc yêu cầu giải trình.

1.4. Thiếu đối chiếu số liệu giữa các bộ phận

Việc không đối chiếu thường xuyên giữa kế toán, kho quỹ và các phòng ban nghiệp vụ dẫn đến chênh lệch số liệu. Một số khoản thu – chi bị ghi trùng hoặc bỏ sót trong quá trình tổng hợp. Khi lập báo cáo quyết toán, các sai lệch này gây mất tính chính xác và đồng nhất. Đơn vị phải mất nhiều thời gian để rà soát và điều chỉnh lại toàn bộ dữ liệu.

1.5. Không theo dõi chặt chẽ nguồn kinh phí

Nhiều đơn vị chưa tách bạch rõ ràng giữa kinh phí thường xuyên và không thường xuyên trong quá trình hạch toán. Việc sử dụng sai nguồn kinh phí khiến báo cáo tài chính bị sai lệch bản chất. Một số khoản chi đúng nội dung nhưng sai nguồn vẫn bị đánh giá là không hợp lệ. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thẩm định quyết toán cuối năm.

1.6. Sai sót trong trích lập và sử dụng quỹ

Các quỹ như quỹ khen thưởng, phúc lợi thường bị trích lập không đúng tỷ lệ quy định hoặc sử dụng sai mục đích. Một số đơn vị chưa nắm rõ quy định dẫn đến chi quỹ không đúng đối tượng. Khi cơ quan kiểm tra đối chiếu, các khoản chi sai phải điều chỉnh hoặc thu hồi. Điều này làm giảm tính minh bạch trong công tác tài chính nội bộ.

1.7. Chậm cập nhật chế độ, chính sách mới

Việc chậm cập nhật các thông tư, nghị định mới về tài chính công là nguyên nhân dẫn đến nhiều sai sót trong quyết toán. Một số đơn vị vẫn áp dụng định mức chi cũ không còn hiệu lực. Điều này gây ra sai lệch trong quá trình hạch toán và tổng hợp số liệu. Khi kiểm tra, các khoản chi không đúng quy định mới có thể bị xuất toán.

1.8. Không đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng và Kho bạc

Số dư giữa sổ kế toán và sao kê ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước không khớp là lỗi khá phổ biến. Nguyên nhân thường do ghi nhận chậm hoặc bỏ sót giao dịch trong quá trình hạch toán. Điều này gây khó khăn khi xác định số liệu quyết toán cuối kỳ. Đơn vị buộc phải rà soát lại toàn bộ giao dịch để đảm bảo tính chính xác.

1.9. Ghi nhận tài sản cố định chưa đúng quy định

Một số đơn vị chưa thực hiện ghi tăng tài sản cố định kịp thời sau khi mua sắm hoặc tiếp nhận tài sản. Ngoài ra, việc phân loại giữa công cụ dụng cụ và tài sản cố định cũng thường bị nhầm lẫn. Điều này làm sai lệch giá trị tài sản trên báo cáo tài chính. Khi quyết toán, các sai sót này phải được điều chỉnh lại theo đúng quy định hiện hành.

1.10. Không thực hiện kiểm kê định kỳ

Việc không tổ chức kiểm kê tài sản, kho quỹ định kỳ khiến nhiều sai lệch không được phát hiện kịp thời. Một số tài sản bị hư hỏng, mất mát nhưng không được ghi nhận đầy đủ trong sổ sách. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của báo cáo tài chính. Khi quyết toán, đơn vị phải giải trình và điều chỉnh lại toàn bộ số liệu liên quan.

1.11. Sai sót trong lập báo cáo quyết toán

Báo cáo quyết toán thường bị sai số liệu tổng hợp hoặc trình bày không đúng biểu mẫu quy định. Một số đơn vị nhập liệu thủ công nên dễ xảy ra nhầm lẫn trong quá trình tổng hợp. Việc không kiểm tra, đối chiếu trước khi nộp dẫn đến phải chỉnh sửa nhiều lần. Điều này làm chậm tiến độ phê duyệt và kéo dài thời gian quyết toán.

1.12. Thiếu lưu trữ hồ sơ quyết toán đúng quy định

Nhiều đơn vị chưa thực hiện lưu trữ hồ sơ quyết toán đầy đủ và đúng thời hạn theo quy định. Một số chứng từ chỉ lưu bản mềm mà không có bản cứng đối chiếu kèm theo. Điều này gây khó khăn khi cơ quan chức năng kiểm tra, đối chiếu lại số liệu. Đồng thời, việc lưu trữ không đúng chuẩn còn vi phạm quy định về quản lý tài chính – kế toán.

2. Giải pháp giải quyết khắc phục sai sót khi quyết toán

Để hạn chế các sai sót trong quá trình quyết toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp, việc ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng là giải pháp mang tính nền tảng và lâu dài. Nhóm Kế Toán với phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp (KTHC) của DTSoft giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình hạch toán, giảm thiểu tối đa lỗi nhập liệu và sai lệch số liệu. Phần mềm hỗ trợ đầy đủ các hình thức kế toán như chứng từ ghi sổ, nhật ký chung, đồng thời tự động kết xuất sổ sách và báo cáo tài chính. Nhờ đó, đơn vị có thể kiểm soát dữ liệu chặt chẽ, minh bạch và đúng quy định ngay từ khâu đầu vào.

Bên cạnh đó, phần mềm KTHC DTSoft còn đáp ứng đầy đủ các quy định pháp lý mới nhất như Thông tư 24/2024/TT-BTC, Thông tư 84/2024/TT-BTC và các quy định liên quan đến Kho bạc Nhà nước, tài sản công và báo cáo quyết toán. Hệ thống cho phép tra cứu chứng từ nhanh chóng, tự động lập báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính và báo cáo kho bạc, giúp giảm đáng kể thời gian tổng hợp số liệu. Đồng thời, phần mềm còn có khả năng bảo mật cao, khôi phục dữ liệu khi xảy ra sự cố và hỗ trợ kỹ thuật thường xuyên từ đội ngũ DTSoft. 

Tóm lại, việc hạn chế sai sót trong quá trình quyết toán là yếu tố quan trọng giúp đơn vị hành chính sự nghiệp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ đúng quy định tài chính hiện hành. Việc áp dụng các giải pháp công nghệ và quy trình kiểm soát chặt chẽ sẽ góp phần giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả công tác kế toán và quyết toán. Liên hệ DTSoft để được tư vấn chi tiết và lựa chọn giải pháp phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp phù hợp.

Thông tin liên hệ:

Trụ sở chính

• Trụ sở: Số 49/203, Kim Ngưu. P. Vĩnh Tuy, Tp Hà Nội
• Trụ sở 02: Thôn 4 Vạn Phúc, Xã Thanh Trì, Tp Hà Nội (Hotline: 0243.8213982)
• Chi nhánh: Số 49/3, TX38, P. Thới An, Tp Hồ Chí Minh
• SĐT hỗ trợ: 029.2394.1789 
• Email: cskh@dtsoft.vn

Văn phòng

• Trụ sở Hà Nội: (024)3686.6691
• Chi nhánh Hồ Chí Minh: (028)3716.0047
• Văn phòng Nha Trang: (025)8355.1309
• Văn phòng Cần Thơ: (029)2394.1789