Quyết toán là khâu quan trọng, đòi hỏi đơn vị hành chính phải đảm bảo số liệu, chứng từ và hồ sơ được kiểm tra chính xác, đầy đủ. Tuy nhiên, nhiều lỗi sai phổ biến khi quyết toán có thể khiến hồ sơ phải bổ sung, điều chỉnh và giải trình nhiều lần. Hãy cùng DTSoft tìm hiểu những lỗi thường gặp và cách hạn chế sai sót trong quá trình lập, kiểm tra hồ sơ quyết toán.

1. Chứng từ kế toán thiếu hoặc chưa đầy đủ

Một trong những lỗi phổ biến là hồ sơ chi chưa có đầy đủ chứng từ chứng minh nghiệp vụ phát sinh. Một số khoản chi có thể thiếu hóa đơn, bảng kê, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu chi hoặc tài liệu liên quan. Khi chứng từ không đồng nhất với nội dung ghi nhận trên sổ sách, đơn vị sẽ phải rà soát và bổ sung hồ sơ nhiều lần. Vì vậy, cần kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và thống nhất của chứng từ ngay từ đầu.

2. Hạch toán sai nội dung, mục lục ngân sách

Việc xác định chưa đúng nội dung chi hoặc mục lục ngân sách có thể làm số liệu quyết toán không phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ. Lỗi này thường xuất hiện khi kế toán lựa chọn sai khoản, mục, tiểu mục hoặc chưa đối chiếu kỹ với nội dung chi thực tế. Khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, đơn vị có thể phải giải trình nguyên nhân và thực hiện điều chỉnh. Do đó, cần kiểm tra căn cứ và nội dung nghiệp vụ trước khi hạch toán.

3. Số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo quyết toán không khớp

Sự chênh lệch giữa sổ kế toán, báo cáo quyết toán, bảng tổng hợp và chứng từ gốc là nguyên nhân thường khiến hồ sơ phải giải trình. Chênh lệch có thể xuất phát từ việc ghi nhận thiếu nghiệp vụ, nhập sai số tiền hoặc điều chỉnh số liệu nhưng chưa cập nhật đồng bộ. Nếu không rà soát trước khi lập báo cáo, đơn vị sẽ mất nhiều thời gian xác định nguồn gốc sai lệch. Việc đối chiếu số liệu định kỳ giúp hạn chế tình trạng này.

4. Chưa đối chiếu số liệu với Kho bạc Nhà nước

Một số đơn vị chưa thực hiện đối chiếu đầy đủ số liệu kế toán với số liệu giao dịch, kiểm soát và thanh toán tại Kho bạc Nhà nước. Điều này có thể dẫn đến khác biệt về số đã chi, số tạm ứng, số còn phải thanh toán hoặc số dư dự toán. Khi lập quyết toán, những chênh lệch này cần được kiểm tra và làm rõ. Vì vậy, đối chiếu thường xuyên là bước quan trọng để hạn chế sai sót cuối kỳ.

5. Quản lý và hạch toán tạm ứng chưa chặt chẽ

Các khoản tạm ứng nếu không được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, nội dung và thời hạn thanh toán rất dễ phát sinh tồn đọng. Một số trường hợp đã hoàn thành nhiệm vụ nhưng chưa hoàn thiện hồ sơ thanh toán hoặc chưa thực hiện đối trừ tạm ứng đúng kỳ. Khi quyết toán, số dư tạm ứng kéo dài có thể khiến đơn vị phải giải trình nguyên nhân và hướng xử lý. Cần thường xuyên rà soát, đôn đốc và tất toán các khoản tạm ứng đủ điều kiện.

6. Chi sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức

Việc thực hiện các khoản chi chưa bám sát chế độ, tiêu chuẩn và định mức được áp dụng cho từng loại nhiệm vụ là lỗi cần đặc biệt lưu ý. Có trường hợp hồ sơ có đủ chứng từ nhưng mức chi hoặc nội dung chi chưa phù hợp với quy định hiện hành. Khi kiểm tra, đơn vị có thể phải giải trình căn cứ thực hiện và xử lý phần chi chưa phù hợp. Do đó, trước khi thanh toán cần kiểm tra kỹ căn cứ pháp lý và định mức liên quan.

7. Hồ sơ mua sắm, sửa chữa chưa đủ căn cứ

Các khoản mua sắm tài sản, công cụ, sửa chữa hoặc thuê dịch vụ thường có nhiều hồ sơ đi kèm, từ đề xuất nhu cầu đến nghiệm thu và thanh toán. Nếu thiếu quyết định, dự toán, báo giá, hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoặc hồ sơ liên quan, việc chứng minh tính cần thiết và hợp lệ của khoản chi sẽ gặp khó khăn. Đây cũng là nhóm hồ sơ dễ phát sinh yêu cầu bổ sung khi quyết toán. Đơn vị nên lập checklist hồ sơ riêng cho từng loại nghiệp vụ.

8. Chưa theo dõi đầy đủ tài sản, công cụ dụng cụ

Một số khoản mua sắm đã được ghi nhận chi phí nhưng việc cập nhật tăng tài sản, công cụ dụng cụ hoặc theo dõi sử dụng chưa được thực hiện đầy đủ. Sự không thống nhất giữa chứng từ mua sắm, sổ kế toán và hồ sơ quản lý tài sản có thể khiến số liệu cần được kiểm tra lại. Đặc biệt, các biến động tăng, giảm, điều chuyển hoặc thanh lý cần được phản ánh đúng kỳ. Quản lý tài sản đồng bộ với kế toán sẽ giúp hạn chế sai lệch khi quyết toán.

9. Phân bổ và hạch toán nguồn kinh phí chưa chính xác

Đơn vị hành chính có thể phát sinh nhiều nguồn kinh phí với mục đích sử dụng và yêu cầu theo dõi khác nhau. Nếu xác định sai nguồn hoặc phân bổ một khoản chi không đúng nguồn được phép sử dụng, báo cáo cuối kỳ có thể phát sinh chênh lệch. Khi đó, đơn vị phải rà soát lại chứng từ, nguồn kinh phí và cách hạch toán để giải trình. Việc theo dõi riêng từng nguồn ngay từ khi phát sinh giúp kiểm soát vấn đề này tốt hơn.

10. Chưa xử lý số dư kinh phí cuối năm

Số dư kinh phí cuối năm cần được xác định, đối chiếu và xử lý theo đúng tính chất của từng nguồn và nhiệm vụ. Nếu đơn vị chưa phân biệt rõ khoản được chuyển nguồn, khoản phải hủy dự toán hoặc khoản còn phải xử lý, báo cáo quyết toán có thể chưa phản ánh chính xác tình hình thực tế. Đây là nguyên nhân khiến hồ sơ dễ phải điều chỉnh khi cơ quan kiểm tra đối chiếu. Vì vậy, cần rà soát toàn bộ số dư trước thời điểm khóa sổ và lập báo cáo.

11. Lập báo cáo quyết toán nhưng chưa đối chiếu toàn bộ hồ sơ

Một lỗi khá phổ biến là lập báo cáo dựa chủ yếu trên số liệu phần mềm kế toán mà chưa đối chiếu với chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các hồ sơ quản lý liên quan. Khi phát hiện sai lệch, đơn vị phải quay lại nhiều khâu để xác định nguyên nhân và điều chỉnh. Điều này không chỉ kéo dài thời gian hoàn thiện quyết toán mà còn làm tăng nguy cơ phát sinh sai sót mới. Trước khi nộp, nên thực hiện một vòng kiểm tra chéo toàn bộ hồ sơ.

12. Lưu trữ hồ sơ thiếu khoa học, khó truy xuất

Hồ sơ quyết toán không chỉ cần chính xác mà còn phải được lưu trữ đầy đủ và có khả năng truy xuất khi cần kiểm tra, đối chiếu. Việc lưu chứng từ rời rạc, thiếu phân loại hoặc không liên kết giữa chứng từ và nghiệp vụ trên sổ kế toán khiến quá trình giải trình mất nhiều thời gian. Khi được yêu cầu cung cấp tài liệu, cán bộ phụ trách có thể phải tìm kiếm lại từng hồ sơ. Một hệ thống lưu trữ khoa học theo năm, nguồn kinh phí, nội dung chi và nghiệp vụ sẽ giúp quá trình giải trình thuận tiện hơn.

Hạn chế các lỗi sai phổ biến khi quyết toán giúp đơn vị hành chính chủ động kiểm soát số liệu, hoàn thiện hồ sơ và giảm thời gian giải trình khi kiểm tra. Việc ứng dụng giải pháp quản lý kế toán phù hợp cũng hỗ trợ đơn vị theo dõi, đối chiếu và tổng hợp dữ liệu chính xác hơn. Liên hệ DTSoft để được tư vấn giải pháp phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp phù hợp với nhu cầu quản lý của đơn vị.

Thông tin liên hệ:

Trụ sở chính

• Trụ sở: Số 49/203, Kim Ngưu. P. Vĩnh Tuy, Tp Hà Nội

• Trụ sở 02: Thôn 4 Vạn Phúc, Xã Thanh Trì, Tp Hà Nội (Hotline: 0243.8213982)

• Chi nhánh: Số 49/3, TX38, P. Thới An, Tp Hồ Chí Minh

• SĐT hỗ trợ: 029.2394.1789